Jak zatrudnić pracowników z Ukrainy w 2026

Zatrudnienie pracownika z Ukrainy w 2026 roku nadal może być dla polskiej firmy stosunkowo prostym procesem, ale wymaga prawidłowego sprawdzenia legalności pobytu, zawarcia odpowiedniej umowy i dopełnienia obowiązków związanych z dopuszczeniem cudzoziemca do pracy. Najważniejsze jest ustalenie sytuacji konkretnego kandydata jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia.

Od czego zacząć zatrudnienie pracownika z Ukrainy?

Pierwszym krokiem jest weryfikacja, czy kandydat legalnie przebywa w Polsce i na jakiej podstawie może wykonywać pracę. W przypadku osób korzystających z ochrony czasowej pracodawca może powierzyć pracę bez uzyskiwania klasycznego zezwolenia, pod warunkiem dokonania wymaganego powiadomienia.

Od 5 marca 2026 roku powiadomienie o rozpoczęciu pracy składa się elektronicznie przez praca.gov.pl w ciągu 7 dni od dnia faktycznego rozpoczęcia pracy. Przed zatrudnieniem zawsze warto jednak sprawdzić aktualny status pobytowy konkretnej osoby.

Umowa musi odpowiadać rzeczywistym warunkom pracy

Z pracownikiem z Ukrainy można zawrzeć odpowiednią do charakteru pracy umowę, jednak jej rodzaj nie powinien być wybierany wyłącznie na podstawie kosztu. Jeżeli praca będzie wykonywana w określonych godzinach, miejscu i pod kierownictwem pracodawcy, warunki współpracy powinny odpowiadać rzeczywistej organizacji zatrudnienia.

Umowa z cudzoziemcem musi zostać zawarta na piśmie przed rozpoczęciem pracy. Jeżeli pracownik nie posługuje się językiem polskim w stopniu pozwalającym zrozumieć dokument, powinien otrzymać jego treść w zrozumiałej dla siebie wersji.

Czy opłaca się zatrudniać pracowników z Azji? Pełny rachunek kosztów zatrudnieniaprzeczytaj artykuł

Legalizacja to nie jedyny element procesu

Przy rekrutacji pracowników z Ukrainy trzeba przygotować nie tylko dokumenty. Szczególnie przy większym projekcie znaczenie mają również organizacja rozpoczęcia pracy, badania wymagane dla stanowiska, szkolenia, harmonogram oraz sprawne wdrożenie pracownika do zespołu.

W zależności od projektu konieczne może być także zaplanowanie:

transportu do miejsca pracy
zakwaterowania pracowników
organizacji pracy zmianowej
wsparcia przy formalnościach pobytowych
komunikacji z pracownikiem po rozpoczęciu zatrudnienia

Zakwaterowanie nie jest automatycznie elementem każdego zatrudnienia. Może jednak mieć duże znaczenie przy rekrutacji osób, które zmieniają miejsce pobytu lub przyjeżdżają do pracy z innego regionu.

Czy każdy cudzoziemiec potrzebuje tych samych dokumentów do pracy? Od czego zależy ścieżka legalizacjiprzeczytaj artykuł

Co zmieniło się dla pracowników z Ukrainy w 2026 roku?

Od marca 2026 roku wygaszono część szczególnych rozwiązań wprowadzonych po rozpoczęciu wojny, jednocześnie utrzymując ochronę czasową do 4 marca 2027 roku. Dla pracodawców kluczowe pozostaje to, że zatrudnienie wielu obywateli Ukrainy nadal może odbywać się na podstawie elektronicznego powiadomienia zamiast zezwolenia na pracę.

To nie oznacza jednak, że każda osoba z ukraińskim paszportem może zostać zatrudniona automatycznie na identycznych zasadach. Podstawę pobytu i możliwość legalnego wykonywania pracy trzeba zweryfikować indywidualnie.

Jak HireVia może przejąć organizację zatrudnienia?

Jeżeli potrzebujesz większej liczby pracowników z Ukrainy, samodzielne prowadzenie rekrutacji, weryfikacji dokumentów i obsługi zatrudnienia może angażować znaczną część zasobów HR.

HireVia może połączyć rekrutację kandydatów z organizacją ich zatrudnienia w ramach odpowiedniego modelu współpracy. Ty określasz stanowiska, liczbę potrzebnych osób i termin rozpoczęcia pracy, a my przygotowujemy proces odpowiadający rzeczywistemu zapotrzebowaniu Twojej firmy.

Potrzebujesz pracowników z Ukrainy w 2026 roku? Powiedz nam, ilu osób szukasz, na jakie stanowiska i kiedy powinny rozpocząć pracę. Sprawdzimy możliwości rekrutacji i zaproponujemy odpowiedni model współpracy.

Najczęściej zadawane pytania

Pierwszym krokiem jest weryfikacja, czy kandydat legalnie przebywa w Polsce i na jakiej podstawie może wykonywać pracę. W przypadku osób korzystających z ochrony czasowej pracodawca może powierzyć pracę bez klasycznego zezwolenia, pod warunkiem dokonania wymaganego powiadomienia. Status pobytowy trzeba jednak zawsze sprawdzić indywidualnie przed zatrudnieniem.

Od 5 marca 2026 roku powiadomienie o rozpoczęciu pracy składa się elektronicznie przez praca.gov.pl w ciągu 7 dni od dnia faktycznego rozpoczęcia pracy. To zastępuje wcześniejsze rozwiązania i pozwala zatrudnić wielu obywateli Ukrainy bez klasycznego zezwolenia na pracę, o ile korzystają z ochrony czasowej (obowiązującej do 4 marca 2027 roku).

Umowa z cudzoziemcem musi zostać zawarta na piśmie przed rozpoczęciem pracy. Jeśli pracownik nie posługuje się polskim w stopniu pozwalającym zrozumieć dokument, powinien otrzymać jego treść w zrozumiałej dla siebie wersji. Rodzaj umowy nie powinien być wybierany wyłącznie na podstawie kosztu — musi odpowiadać rzeczywistej organizacji pracy (godziny, miejsce, kierownictwo).

Przy większych projektach ważne są także: transport do miejsca pracy, zakwaterowanie pracowników, organizacja pracy zmianowej, wsparcie przy formalnościach pobytowych, badania wymagane dla stanowiska, szkolenia oraz komunikacja z pracownikiem po rozpoczęciu zatrudnienia. Zakwaterowanie nie jest automatycznym elementem, ale ma duże znaczenie przy rekrutacji osób zmieniających miejsce pobytu.

Od marca 2026 wygaszono część szczególnych rozwiązań wprowadzonych po rozpoczęciu wojny, jednocześnie utrzymując ochronę czasową do 4 marca 2027 roku. Kluczowe pozostaje to, że zatrudnienie wielu obywateli Ukrainy nadal odbywa się na podstawie elektronicznego powiadomienia zamiast zezwolenia. Nie oznacza to jednak, że każda osoba z ukraińskim paszportem może być zatrudniona automatycznie na tych samych zasadach.