Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób odwiedzających serwis internetowy hirevia.pl, korzystających z formularzy kontaktowych, przesyłających CV, aplikujących na oferty pracy oraz kontaktujących się z HIREVIA GROUP SPÓŁKA Z O.O. w innej formie elektronicznej. Polityka została przygotowana zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, Ustawą z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne oraz w oparciu o standard Google Consent Mode v2 dla mechanizmów pomiarowych i marketingowych.

Ostatnia aktualizacja: 17 sierpnia 2026 r.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest:

HIREVIA GROUP SPÓŁKA Z O.O.

Plac Bankowy 2, 00-095 Warszawa

NIP: 5253099557

REGON: 545322279

KRS: 0001256327 (Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy)

E-mail kontaktowy w sprawach ochrony danych: kontakt@hirevia.pl

2. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), ponieważ nie zachodzą przesłanki obligatoryjnego jego powołania określone w art. 37 RODO. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw wynikających z RODO można kontaktować się z Administratorem pod adresem: kontakt@hirevia.pl lub pisemnie na adres siedziby: HIREVIA GROUP SPÓŁKA Z O.O., Plac Bankowy 2, 00-095 Warszawa (z dopiskiem „Dane osobowe”).

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Państwa dane osobowe są przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

a) Prowadzenie procesu rekrutacji kandydatów aplikujących na oferty pracy oraz zgłaszających chęć zatrudnienia w bazie CV — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) i art. 6 ust. 1 lit. b RODO (czynności przed zawarciem umowy), a w zakresie danych szczególnych kategorii (np. dane zdrowotne z dokumentów medycznych, dane biometryczne z dowodu) — art. 9 ust. 2 lit. a RODO (wyraźna zgoda);

b) Kontakt z klientami biznesowymi i pracodawcami — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań przed zawarciem umowy oraz jej wykonanie) i art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes w prowadzeniu działalności gospodarczej i obsłudze zapytań);

c) Wysyłka newslettera i komunikacji marketingowej dotyczącej ofert pracy oraz usług Hirevii — wyłącznie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), z możliwością wycofania zgody w każdej chwili;

d) Marketing bezpośredni własnych usług — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes) w komunikacji z osobami, z którymi istnieje relacja handlowa;

e) Wykorzystywanie plików cookies i innych technologii śledzących (analityka, remarketing, personalizacja treści) — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 173 ust. 1 pkt 2 Prawa telekomunikacyjnego, po uzyskaniu wyraźnej zgody wyrażonej za pośrednictwem modułu zarządzania zgodami (Consent Mode v2);

f) Wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze — w tym obowiązków księgowych, podatkowych, kadrowo-płacowych, wynikających z przepisów imigracyjnych, ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

g) Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń wynikających z prowadzonej działalności — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora);

h) Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, wykrywanie nadużyć i przeciwdziałanie oszustwom (m.in. Cloudflare Turnstile i mechanizmy anty-spam) — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4. Zakres i kategorie przetwarzanych danych

W zależności od celu przetwarzania i podstawy relacji z Administratorem przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, data urodzenia, obywatelstwo, płeć;
Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny;
Dane zawodowe (kandydaci): wykształcenie, doświadczenie zawodowe, kwalifikacje, uprawnienia, znajomość języków, oczekiwania płacowe, dostępność, preferowana lokalizacja;
Dane z dokumentów tożsamości (kandydaci-obcokrajowcy): numer i typ dokumentu, seria paszportu, numer wizy, numer karty pobytu, numer zezwolenia na pracę — wyłącznie w zakresie niezbędnym do legalizacji;
Dane z formularzy kontaktowych: imię i nazwisko, e-mail, telefon, nazwa firmy, treść zapytania;
Dane techniczne: adres IP, informacje o przeglądarce, systemie operacyjnym, identyfikator sesji, dane geolokalizacyjne na poziomie miasta;
Dane behawioralne (za zgodą): odwiedzone podstrony, kliknięcia, źródło ruchu, dane z narzędzi analitycznych.

5. Odbiorcy danych osobowych

Państwa dane mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów, dla których zostały zebrane:

Pracodawcy (klienci biznesowi Hirevii), którym prezentujemy kandydata w toku procesu rekrutacyjnego — wyłącznie po Państwa akceptacji;
Kancelarie prawne i imigracyjne — w zakresie niezbędnym do legalizacji pobytu i pracy obcokrajowców;
Dostawcy usług IT i infrastruktury: Vercel Inc. (hosting aplikacji), MongoDB Atlas / MongoDB, Inc. (baza danych), Cloudflare, Inc. (CDN, Turnstile, ochrona przed atakami), Google Ireland Ltd. (Google Analytics, Google Ads, reCAPTCHA), Resend, Inc. (obsługa poczty transakcyjnej);
Biura rachunkowe, audytorzy, doradcy podatkowi i prawni Administratora — na podstawie umów powierzenia;
Organy państwowe i samorządowe — na podstawie obowiązujących przepisów prawa (Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Urzędy Skarbowe, Państwowa Inspekcja Pracy, Urzędy Wojewódzkie, Straż Graniczna, sądy, prokuratura).

Ze wszystkimi podmiotami przetwarzającymi dane w naszym imieniu zawarliśmy umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodne z art. 28 RODO, zapewniające adekwatny poziom ochrony i bezpieczeństwa.

6. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Niektórzy z naszych dostawców usług IT (w szczególności Vercel Inc., Cloudflare Inc., MongoDB Inc., Google LLC, Resend Inc.) mogą przetwarzać dane na infrastrukturze zlokalizowanej poza EOG, w tym w Stanach Zjednoczonych Ameryki. Transfer danych odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2021/914) oraz — w przypadku transferu do USA — w oparciu o decyzję Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. w sprawie adekwatności ochrony danych zapewnianej przez ramy ochrony danych UE–USA (EU-US Data Privacy Framework). Dostawcy uczestniczący w DPF są certyfikowani i podlegają nadzorowi Departamentu Handlu USA oraz Federalnej Komisji Handlu (FTC).

7. Okres przechowywania danych

CV i dokumenty rekrutacyjne — do 24 miesięcy od ostatniej aktywności w procesie rekrutacji lub do wycofania zgody na dalsze przetwarzanie (w zależności od tego, co nastąpi wcześniej);
Dane z formularzy kontaktowych — do 3 lat od ostatniego kontaktu, po tym czasie są anonimizowane lub usuwane;
Dane pracowników i byłych pracowników — zgodnie z przepisami prawa pracy (akta osobowe: 10 lat, dokumentacja płacowa: 50 lat dla umów sprzed 2019 r., 10 lat dla umów od 2019 r.);
Dane księgowe i podatkowe — 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy (zgodnie z Ordynacją podatkową);
Dane techniczne dotyczące sesji (logi serwera) — do 30 dni;
Dane z newslettera — do momentu wycofania zgody (wypisania się z listy);
Cookies sesyjne — do zamknięcia przeglądarki; cookies persistent — do 30 dni (funkcjonalne) lub 24 miesięcy (analityka), zgodnie z ustawieniami wybranej kategorii;
Dane niezbędne do dochodzenia lub obrony roszczeń — przez okres przedawnienia roszczeń wynikający z Kodeksu cywilnego (co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, 6 lat dla pozostałych).

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z art. 15–22 RODO przysługują Państwu następujące prawa w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora:

Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) — możliwość uzyskania potwierdzenia, czy Państwa dane są przetwarzane oraz otrzymania kopii tych danych;
Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) — możliwość poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych;
Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”, art. 17 RODO) — z zastrzeżeniem wyjątków ustawowych (np. obowiązki podatkowe, dochodzenie roszczeń);
Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) — czasowe wstrzymanie przetwarzania w określonych sytuacjach;
Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — otrzymanie danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego;
Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO) — dotyczy w szczególności przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu Administratora oraz marketingu bezpośredniego;
Prawo do niepodlegania decyzjom opartym wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu (art. 22 RODO);
Prawo do wycofania zgody w każdej chwili — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO).

W celu skorzystania z powyższych praw prosimy o kontakt pod adresem kontakt@hirevia.pl. Odpowiedź udzielamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania (z możliwością przedłużenia o kolejne dwa miesiące w przypadku żądań skomplikowanych).

9. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

W przypadku uznania, że przetwarzanie Państwa danych narusza przepisy RODO, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych:

Urząd Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
Telefon: 22 531-03-00, e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl
Formularz elektroniczny: https://www.uodo.gov.pl

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wobec Państwa lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływających w rozumieniu art. 22 RODO. W procesie rekrutacji stosujemy wewnętrzne narzędzia rankingu kandydatów służące jedynie wstępnej segmentacji zgłoszeń, jednak każda decyzja o zaproszeniu na rozmowę oraz o rekomendacji kandydata do klienta jest podejmowana przez człowieka — rekrutera Hirevii — na podstawie oceny kompletnej dokumentacji kandydata i rozmów kwalifikacyjnych.

11. Pliki cookies i technologie śledzące

Serwis hirevia.pl wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka) — niewielkie pliki tekstowe zapisywane w urządzeniu końcowym użytkownika. Cookies służą do zapewnienia prawidłowego działania serwisu, analizy ruchu, zapamiętywania preferencji oraz personalizacji treści marketingowych. Podstawą prawną przetwarzania danych przez cookies inne niż niezbędne jest wyraźna zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 173 ust. 1 pkt 2 Prawa telekomunikacyjnego), wyrażana za pośrednictwem modułu zarządzania zgodami (baner cookies) zgodnego ze standardem Google Consent Mode v2.

11.1. Kategorie plików cookies

Niezbędne (necessary) — pliki umożliwiające podstawowe działanie serwisu: obsługa sesji, zapamiętanie zgód, ochrona przed atakami CSRF. Nie wymagają zgody, aktywne domyślnie. Przykłady: session_id, consent_state.
Funkcjonalne (functional) — zapamiętanie preferencji użytkownika: wybrany język, ustawienia wyświetlania, ostatnio odwiedzone podstrony. Aktywne po wyrażeniu zgody.
Analityczne (analytics) — pomiar ruchu w serwisie za pomocą Google Analytics 4 (identyfikator pomiaru: G-2TPQLR6Q2K). Zbierają zanonimizowane informacje o odwiedzonych podstronach, czasie sesji, źródle ruchu. Aktywne po wyrażeniu zgody.
Marketingowe (marketing) — pliki wykorzystywane do remarketingu i personalizacji reklam za pomocą Google Ads, Meta Pixel oraz innych systemów reklamowych. Umożliwiają docieranie z komunikacją do osób, które wcześniej odwiedziły nasz serwis. Aktywne po wyrażeniu zgody.

11.2. Consent Mode v2 (Google)

Nasz serwis korzysta z mechanizmu Google Consent Mode v2, który dostosowuje zachowanie skryptów Google (Analytics, Ads) do stanu zgody wyrażonej przez użytkownika w banerze cookies. Przed uzyskaniem zgody skrypty Google działają w trybie „consent denied” — nie zapisują identyfikatorów użytkownika, nie tworzą trwałych cookies, przekazują jedynie zanonimizowane sygnały służące modelowaniu konwersji. Po wyrażeniu zgody na kategorię analityczną lub marketingową odpowiednie funkcjonalności są aktywowane.

11.3. Zarządzanie zgodą na cookies

Zgodę na wykorzystywanie cookies wyrażają Państwo w banerze pojawiającym się przy pierwszej wizycie. Decyzję można zmienić w każdej chwili — klikając link „Ustawienia cookies” w stopce serwisu — lub bezpośrednio w ustawieniach przeglądarki (Chrome, Firefox, Safari, Edge). Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego wcześniej.

11.4. Cloudflare Turnstile / Google reCAPTCHA

W celu ochrony formularzy przed nadużyciami (spam, atak automatyczny) wykorzystujemy Cloudflare Turnstile (dostawca: Cloudflare, Inc.) oraz opcjonalnie Google reCAPTCHA v3 (dostawca: Google Ireland Ltd.). Narzędzia te analizują ruch użytkownika i wskaźniki bezpieczeństwa, przetwarzając adres IP, dane przeglądarki oraz sygnały interakcji. Podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w zakresie ochrony bezpieczeństwa serwisu. Okres przechowywania danych po stronie dostawców: do 6 miesięcy.

12. Bezpieczeństwo danych

Administrator wdrożył adekwatne środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, w szczególności ochronę przed nieuprawnionym dostępem, przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem. Wdrożone środki obejmują:

Szyfrowanie transmisji danych protokołem TLS 1.3 (HTTPS) na wszystkich stronach serwisu;
Politykę Content Security Policy (CSP) ograniczającą wykonywanie skryptów wyłącznie z zaufanych źródeł;
Mechanizmy rate limiting i ochrona przed atakami DDoS na poziomie CDN (Cloudflare);
Kryptograficzne hashowanie haseł użytkowników panelu administracyjnego (bcrypt/argon2) — hasła nie są nigdy przechowywane w formie jawnej;
Szyfrowanie danych w spoczynku (MongoDB Atlas — szyfrowanie na poziomie infrastruktury AES-256);
Regularne kopie zapasowe danych z retencją historyczną;
Kontrolę dostępu opartą na rolach (RBAC) w panelu CMS — pracownicy mają dostęp wyłącznie do danych niezbędnych do wykonywania obowiązków;
Szkolenia pracowników z zakresu ochrony danych osobowych;
Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych z każdym dostawcą usług IT.

13. Zmiany polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności — w szczególności w związku ze zmianami przepisów prawa, wprowadzeniem nowych funkcjonalności serwisu lub zmianą używanych narzędzi analitycznych i marketingowych. O istotnych zmianach informujemy w widoczny sposób w serwisie oraz — jeśli dotyczy — bezpośrednio na adres e-mail osób, których zmiana dotyczy. Aktualna wersja polityki wraz z datą ostatniej aktualizacji jest zawsze dostępna pod adresem hirevia.pl/polityka-prywatnosci.

14. Kontakt w sprawach RODO

We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, wykonywania przysługujących Państwu praw oraz zgłaszania incydentów prosimy o kontakt:

E-mail: kontakt@hirevia.pl (temat: „Dane osobowe”)
Adres korespondencyjny: HIREVIA GROUP SPÓŁKA Z O.O., Plac Bankowy 2, 00-095 Warszawa (z dopiskiem „Dane osobowe”)
Termin odpowiedzi: bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca (art. 12 ust. 3 RODO)